المنهجيات وأفضل الممارسات

منهجية إدارة مشاريع البرنامج




مقدمة

يُنفّذ برنامج "يسِّـر" الكثير من المشاريع الإستراتيجية المهمة في مختلف المجالات المتعلقة بالتعاملات الإلكترونية. ويتطلب نجاح هذه المشاريع وجود تنسيق مستمر فيما بينها، ومراعاة أفضل الممارسات الخاصة بإدارة المشاريع كالتخطيط وإدارة الوقت والمخاطر على سبيل المثال لا الحصر. كما تبرز أهمية التواصل بين جميع الأطراف ذات العلاقة بالمشروع، ومعرفتهم بحالة المشروع في مراحله المختلفة.




ومن هذا المنطلق، ظهرت الحاجة إلى وجود تنظيم يعنى بالإشراف اللازم، وتوفير الدعم المطلوب لإدارة المشاريع بطريقة احترافية موحدة، مبنية على أفضل التجارب والممارسات في هذا المجال، وتم تأسيس مكتب لإدارة المشاريع (PMO) بالبرنامج، والذي بدوره طوّر منهجية مناسبة لإدارة مشاريع البرنامج، شارك الجميع في إعدادها، وتم تطبيقها على مراحل، مع القيام بالتوعية والتواصل الذي تتطلبه مثل هذه المبادرات. وفيما نلقي الضوء على هذه المنهجية:


منهجية “ YesMethod © ” لإدارة المشاريع

تم اعتماد مبدأ السهولة والتيسير كأساس لتطوير المنهجية، حيث يظهر ذلك جلياً في الاعتماد على حوالي عشر نماذج فقط للوثائق الخاصة بإدارة المشروع بمختلف مراحله (Templates) كما هو موضح أدناه:



وتحتوي المنهجية أيضاً على الإجراءات الخاصة بإدارة المشاريع في البرنامج (Policies & Procedures)، بالإضافة إلى وثيقة أخرى تقدم شرحاً مبسطاً عن إدارة المشاريع وتعتبر كمرجع مبسط لأعضاء فريق عمل إدارة المشروع (Framework).

عوامل النجاح

تتميز المنهجية بأنها تساهم في إحداث بعض التغيير في الأساليب والإجراءات المتعلقة بإدارة المشاريع داخل المنشأة؛ لذا فإن من أهم عوامل نجاحها ما يلي:

  • وجود القيادة وتوفر الدعم والرعاية من قبل الإدارة العليا
  • كفاءة العنصر البشري (فرق عمل إدارة المشاريع) واستشعارهم للأهمية والفائدة
  • وضوح وسهولة الإجراءات الخاصة بإدارة المشروع وتوثيقها
  • لتطوير المستمر وقياس الأداء

كما يأتي الدعم التقني كعامل مساعد بشرط توفر العوامل السابقة.

وتستطيع الجهات الحكومية الاستفادة من هذه المنهجية بطلب الحصول عليها مباشرة من مدراء القطاعات